Fakturaer er en uunnværlig del av forretningsverdenen, som driver økonomien og hjelper selskaper med å spore salg og tjenester. Men hva er egentlig en faktura? Dette er et spørsmål som mange stiller, enten de er nye i næringslivet, eller bare trenger en oppfriskning. I denne artikkelen skal vi dykke ned i detaljene rundt fakturaer, undersøke hva de er og hvorfor de er så viktige.

Hva er faktura?

En faktura er et kommersielt dokument utstedt av en selger til en kjøper. Den inneholder en detaljert liste over produkter eller tjenester som er kjøpt, sammen med priser, rabatter, skatter, totalbeløp og betalingsvilkår. I sin enkleste form er en faktura et bevis på en transaksjon mellom to parter.

Hva betyr faktura? 

Ordet faktura kommer fra latin factura 'En fremstilling, produksjon. En ting som er produsert.”', til facere 'gjøre'. Ifølge det store norske leksikon så defineres faktura som “Faktura er en spesifisert fortegnelse over de varene et kjøp omfatter, med kvanta, priser og beløp, samt eventuelle utlegg for kjøperens regning.”

Hva skal en faktura inneholde? 

En faktura inneholder flere nøkkelkomponenter som gir den nødvendig informasjon for både kjøper og selger. La oss se nærmere på noen av disse elementene.

Hva er fakturanummer?

Et fakturanummer er en unik identifikator som er tildelt hver faktura. Dette nummeret er viktig for regnskap og sporing, og hjelper bedrifter med å holde orden på salgene sine og unngå dupliserte fakturaer. Et fakturanummer er typisk i numerisk rekkefølge, noe som gjør det enkelt å identifisere og organisere fakturaer.

Hva er fakturaadresse?

Fakturaadressen er adressen hvor fakturaen skal sendes. Dette kan være en fysisk adresse eller en elektronisk adresse, avhengig av om fakturaen er i papirformat eller elektronisk. Korrekt fakturaadresse er avgjørende for å sikre at fakturaen kommer til riktig sted, og at betalingen blir behandlet korrekt.

Fakturareferanse

En fakturareferanse er et valgfritt felt på en faktura som gir mulighet for å inkludere ytterligere informasjon om salget, for eksempel et ordrenummer, et prosjektnummer eller kundens PO-nummer. Dette kan hjelpe begge parter til å koble fakturaen til spesifikke transaksjoner eller prosjekter.

Eksempel på en faktura

En typisk faktura inneholder flere elementer utover de som er nevnt ovenfor. Dette inkluderer:

• Selgerens navn og adresse 

• Organisasjonsnummer og eventuelt MVA (hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret)

• Kjøperens navn og adresse eller organisasjonsnummer

• Dato og sted for transaksjonen 

• En klar beskrivelse av varer eller tjenester

• Antall varer eller timer

• Pris per enhet, totalsum og skatt

• Betalingsbetingelser og forfallsdato 

Kreditnota definisjon  

En kreditnota er et kommersielt dokument som utstedes av en selger til en kjøper. Den brukes oftest for å korrigere feil på en faktura, gi en kunde kreditt for returnerte varer, eller registrere rabatter som er gitt etter at en faktura har blitt sendt.

Hva er en kreditnota? 

Enkelt forklart er en kreditnota en form for "negativ faktura". I stedet for å representere et beløp som en kunde skylder selgeren, representerer en kreditnota et beløp selgeren skylder kunden. Kreditnotabeløpet kan enten refunderes til kunden, eller trekkes fra beløpet kunden skylder på en fremtidig faktura.

Kreditnotaen fungerer i stor grad som en faktura, men i stedet for å øke gjelden til kjøperen, reduserer den den. På en kreditnota vil du finne mange av de samme opplysningene som på en faktura, som navnene på kjøper og selger, beskrivelsen av varer eller tjenester og beløpet. Men i stedet for å vise et beløp som skal betales, viser en kreditnota et beløp som er "kreditert" til kjøperen.

Kreditnotanummeret er vanligvis unikt, akkurat som et fakturanummer, og brukes til å spore transaksjonen i bedriftens regnskapssystem.

Hva er efaktura?

Efaktura, eller elektronisk faktura, er en faktura som sendes og mottas elektronisk. Dette betyr at den genereres, sendes, mottas og behandles digitalt, uten behov for utskrift eller fysisk håndtering. Efaktura kan sendes direkte til mottakerens nettbank eller økonomisystem.

En efaktura fungerer på samme måte som en vanlig faktura, men i stedet for å bli sendt som et papirdokument via post, sendes den elektronisk. Den inneholder den samme informasjonen som en tradisjonell faktura, men den kan behandles mye raskere og mer effektivt, takket være automatisering og integrasjon med økonomisystemer.

Efaktura vs avtalegiro

Efaktura og avtalegiro er to forskjellige metoder for å håndtere betalinger. Med efaktura mottar du fakturaen elektronisk, og du må aktivt godkjenne betalingen i nettbanken din. Med avtalegiro trekkes beløpet automatisk fra kontoen din på forfallsdato. Begge metodene har sine fordeler. Efaktura gir deg full kontroll over når og hvordan betalingen skal skje, mens avtalegiro er en "satt og glem" løsning som sikrer at regninger blir betalt i tide uten at du trenger å gjøre noe.

Fordelene ved å bruke efaktura inkluderer raskere og mer effektiv behandling av fakturaer, redusert risiko for feil, bedre sporbarhet, kostnadsbesparelser ved å eliminere behovet for papir og post, og en miljøvennlig løsning.

Hvordan sende faktura

Her er noen enkle trinn du kan følge for å sende en faktura, enten det er en papirfaktura eller en elektronisk faktura.

1. Opprett fakturaen: Dette kan gjøres manuelt, eller ved hjelp av regnskaps- eller fakturaprogramvare. Sørg for å inkludere all nødvendig informasjon, som fakturanummer, fakturaadresse, beskrivelse av varer eller tjenester, og beløp.

2. Send fakturaen: Hvis det er en papirfaktura, kan den sendes via post. Hvis det er en efaktura, kan den sendes via e-post, gjennom et faktureringssystem, eller direkte til mottakerens nettbank.

3. Følg opp: Hvis betalingen ikke mottas innen forfallsdato, bør du følge opp med kunden.